Le règlement du budget participatif

Contexte :

Le Budget Participatif s’inscrit dans le cadre des projets innovants de démocratie participative universitaire. Par démocratie participative, l’Université Paris 8 entend promouvoir une démocratie d’initiatives partagées et portées par une pluralité d’acteurs : étudiants, associations et personnels de l’université.

Qu'est-ce que le budget participatif ?

Le budget participatif est un dispositif permettant aux étudiants et le personnel de l’université de proposer l’affectation d’une partie du budget d’investissement sur la base de projets. Il est doté, d’une enveloppe financière de 100 000 € financée par la contribution vie étudiante et de campus (CVEC). Cette enveloppe est dédiée à la réalisation des projets issus de cette démarche.

Le budget participatif est un processus démocratique permettant à la communauté universitaire de proposer, puis de choisir des projets à destination des étudiants et personnels de l’université Paris 8. Les personnels et étudiants peuvent ainsi proposer des idées et projets qui répondent à leurs besoins et attentes. L’université entend ainsi impliquer concrètement sa communauté dans le processus de proposition, décision et de réalisation des projets.

Le budget participatif permet également de :

• Mieux prendre en compte les attentes et les besoins de la communauté universitaire (étudiants et le personnel)
• Permettre aux étudiants et le personnel de proposer des projets destinés à améliorer la vie étudiante et de campus
• Favoriser la citoyenneté active et la citoyenneté d’usage dans une démarche inclusive, permettant d’associer l’ensemble de la communauté et promouvoir les initiatives partagées

Qui peut participer ?

• Les étudiants inscrits régulièrement dans l’établissement, les personnels, enseignants-chercheurs et BIATSS. Les projets sont émis à titre individuel ou collectif.
• Les porteurs de projets ou d’idées : étudiant, association, personnel, enseignant, seul ou en groupe et collectifs mixtes. 

Attention, le budget participatif vise à faire émerger des projets qui répondent à un impératif pour la vie étudiante, il ne s’agit pas d’un système de subventions supplémentaires pour les associations.

Les sections étudiantes des partis politiques et les syndicats ne peuvent pas participer au budget participatif en tant que collectif, ou en bénéficier.

Quels types de projets peuvent être proposés ?

Peuvent être proposés au Budget Participatif des projets d’intérêt général visant à améliorer la vie étudiante :

• Par l'aménagement des campus de l’université. 
• Et/ou l'amélioration du quotidien de ses étudiants.

Les propositions peuvent concerner tous les domaines (espaces verts, végétalisation, aménagement des espaces, biodiversité, mobiliers, réduction des déchets, solidarité, sport). Les domaines concernés par le budget participatif pourront être la valorisation des espaces (intérieurs et extérieurs), la responsabilité sociétale (environnement, handicap, inclusion), la qualité de vie (bien-être).

Elles doivent par ailleurs : 

• Relever du champ de compétence et des missions de l’université.

• Être conformes au droit et au règlement intérieur de l’université.

• Etre techniquement réalisables.

• Avoir un cout n’excédant pas 25 000 €

Les propositions peuvent aussi concerner tous les campus (Saint-Denis, Tremblay-en-France, Montreuil), à l'issue et en fonction du dépot de projets et de leur localisation, c'est à minima, un projet qui sera retenu sur chaque campus. 

Critères de recevabilité :

Les projets déposés devront respecter les critères suivants :

• Les projets déposés porteront exclusivement sur le territoire universitaire, à savoir les campus de Saint-Denis, de Tremblay-en-France et de Montreuil.
• L’intérêt général : les projets proposés doivent être à visée collective et à destination des étudiants. Ils peuvent concerner l’université dans son ensemble, ou simplement un espace en particulier.
• Le projet doit correspondre à des dépenses d’investissement. Les dépenses d’investissement éligibles correspondent à l’amélioration ou l’enrichissement du patrimoine de l’université : aménagement de nouveaux espaces, équipements ...
• Les projets d’investissement proposés ne devront pas générer de frais de fonctionnement ou d’entretien trop importants (recrutement d’agent, entretien lourd...) ou des frais de fonctionnement pluriannuel.
• Les projets ne devront pas dépasser la somme de 25 000€ par projet.
• Les projets devront être techniquement et juridiquement réalisables. Pour cela, ils devront être suffisamment précis pour être évalués techniquement et financièrement par les services de l’Université.
• Les projets proposés lors de cette démarche doivent être réalisables en deux ans maximum, études comprises.

Enfin, les projets ne seront pas pris en compte dans les cas suivants :

• S'ils comportent des éléments de nature à être contraires au règlement intérieur ou à la loi.
• S'ils génèrent une situation de conflit d’intérêt. En aucun cas, un porteur de projet ne pourra être le prestataire chargé de sa mise en œuvre totale ou partielle, dans l’hypothèse d’une externalisation de la réalisation du projet retenu.
• S'ils sont incompatibles ou redondants avec un projet de service (en cours ou à venir), un projet ayant fait l’objet d’un vote en conseil d'administration ou faisant l’objet d’un marché public ou d’une procédure d’appel d’offre en cours.
• S’ils relèvent de mise en conformité ou de contraintes réglementaires.
• S’ils entrainent des frais de fonctionnement ou d’entretien trop important.
• S’ils nécessitent l’achat de terrains ou de biens immobiliers.
• S’ils concernent exclusivement des prestations d’études.
• S’ils relèvent d’un autre dispositif ou appel à projet (ex : FSDIE). Relevant du FSDIE : évènements, court métrage, actions, ou le fonctionnement des associations...
• S'ils sont contraires à la politique de développement durable de l’université.
• Si les retombées des projets ne sont pas collectives, et à caractère public.
• S'ils comportent des éléments de nature discriminatoire ou diffamatoire.

La procédure et le calendrier de mise en œuvre :

 Le budget participatif est déployé en cinq phases :

1. La collecte des idées/projets : Mars-Juin

Les étudiants et le personnel de l’université sont invités à déposer des idées sur une plateforme participative en ligne et à la Maison de l’étudiant. Les regroupements d'idées entre membre de la communauté universitaire sont encouragés. Il n’est pas obligatoire de faire partie d’une association pour participer. Chacun peut proposer une idée individuellement. La démarche ne donne lieu à aucune indemnisation. De même les lauréats n’auront droit à aucune rémunération. 

Modalités de dépôt :

Pour ce faire, il devra remplir le formulaire en ligne sur la plateforme participative, ou en récupérer un à la Maison de l’Etudiant ; le formulaire prévoyant au minimum :

• Un intitulé de projet résumant explicitement celui-ci.
• L’identité du ou des porteur(s) de projet.
• La description précise du projet.
• L’emplacement du projet s’il s’agit de l’aménagement d’un campus.
• L’objectif/intérêt du projet (quelles retombées pour les étudiants de l’université Paris 8).
• Le coût estimé du projet.

Pourront y être joint, de manière facultative :

• Un ou plusieurs devis.
• Un ou plusieurs visuels.

2. La recevabilité et faisabilité des projets : Juin-Septembre

Les idées déposées font l’objet d'une analyse de recevabilité par les services de l’université. Les étudiants "garants", siégeant à la commission CVEC, tirés au sort seront associés à l'étude de faisabilité et de recevabilité.

La liste des idées non retenues pour cause d’irrecevabilité fait l’objet d’une communication. Chaque porteur de projet non retenu sera destinataire d’une information lui permettant d’avoir connaissance des raisons qui ont conduit à ne pas retenir son projet.

Également, les idées estimées recevables font l’objet d’une étude sommaire de faisabilité par les services de l’université et d’une estimation financière en relation avec les porteurs de projet.

Lors de cette phase d’instruction, il est possible qu’une idée considérée comme recevable en première instance soit estimé non faisable financièrement (coût élevé par exemple), elle est alors exclue du vote et les porteurs d’idées en sont informés.

Les idées/ projets déclarés recevables et faisables estimées financièrement sont alors soumis.es au vote.

Les projets pourront éventuellement, si cela est jugé pertinent, être fusionnés en cas de doublon ou scindés en différents projets par campus. Les intitulés des projets pourront être reformulés si ces derniers nécessitent d’être clarifiés vis-à-vis de leur contenu.

3. Le vote : Septembre - Novembre

Les étudiants et les personnels de l’université sont invités à voter pour les idées, en ligne et dans différents lieux répartis à l’université.,

Les participants doivent voter pour 3 projets qu’ils ordonnent par ordre de préférence. Un nombre de points est attribué aux projets, correspondant au classement des projets. Si un projet est classé en 1e position il obtient 3 points, en 2e position il obtient 2 points et en 3e position il obtient 1 point. Les projets ayant obtenus le plus de points seront mis en place, jusqu’à écoulement de l’enveloppe de 100 000 euros.

4. Réalisation des projets : Dès Novembre 

La réalisation des projets retenus sera confiée aux services de l’université en lien avec le vice-président CFVU et le vice-président étudiant. Les porteurs de projets sélectionnés seront associés à la maîtrise d’ouvrage.

Le calendrier de réalisation sera défini par les services, en fonction du plan de charge des agents impliqués. Toutefois, les projets issus du budget participatif seront réalisés dans un délai raisonnable de deux ans maximum.

L’ensemble du dispositif fera par ailleurs l’objet de l’attention toute particulière des étudiants garants, des étudiants volontaires, tirés au sort pour siéger à la commission CVEC dont est issue l’enveloppe du budget participatif.

5. Suivi des projets retenus dans le budget

Les projets ayant été retenus feront l’objet de la constitution d’un comité de suivi auxquels participent les étudiants et le personnel ayant pris part à la démarche et manifesté leur intérêt.

6. Coordination – Evaluation

La coordination du budget participatif et assurée par la Direction Vie de Campus. Le dispositif du budget participatif fait l’objet d’une évaluation présentée en commission de la formation et de la vie universitaire.